PLAN REPRISE POST-CONFINEMENT : Comment l’organiser ?

COVID-19 : PLAN DE REPRISE post-confinement

Comment remettre en place les activités de l’entreprise, tout en protégeant la santé et la sécurité du personnel ?

 

Pendant la période de reprise post-confinement chaque entreprise a des besoins particuliers : télétravail partiel/complet, reprise après arrêt des activités, surcharge de travail et astreinte, réorganisation, maintien d’une activité au ralenti…

Le déconfinement annoncé le 11 mai demande l’organisation de la reprise progressive des activités et l’organisation tendant vers le retour à une situation stabilisée.

Pour les directions, départements RH, RSE, QVT, délégations du personnel, cela peut générer de nombreuses questions, l’objectif étant d’allier à la fois le retour à une performance économique/organisationnelle et une performance sociale, préservant la santé et la sécurité du personnel.

L’institut Luxembourgeois de Qualité de Vie au Travail – ILQVT – vous propose ci-après un modèle de plan de reprise COVID-19.

Nos équipes de consultants et formateurs en responsabilité sociale des entreprises (RSE) et spécialisés en Qualité de Vie au Travail (QVT) vous soutiennent : consulting, formation, workshops, séances d’activités physiques et de sophrologie adaptée à la santé au travail, accompagnements individualisés des personnels à risque ou fragilisés.

Cela peut apparaître un véritable enjeu de renouer avec la performance organisationnelle et/ou économique de l’entreprise et en même temps avoir comme priorité de protéger les salariés.

Il est probable que nombreuses entreprises devront adopter de nouvelles organisations afin de respecter les contraintes de distance (2m au Luxembourg) et imaginer comment structurer le travail dans ce contexte.

Dans le cadre de la reprise il y a 3 types de risques

  • le risque de transmission du COVID-19 entre salariés et au contact des clients/fournisseurs/tiers
  • les risques induits par les mesures propres au COVID-19 : nettoyage et désinfection susceptibles de générer des risques chimiques et biologiques
  • les risques liés à la réorganisation du travail : télétravail maintenu sur la durée, réorganisation des heures de présence, chômage partiel, contraintes personnelles des employés (scolarité, garde, soutien familial),reconversion, licenciement… Dans ce contexte les risques psychosociaux (stress, tensions/violences en interne, ou avec les externes) et le risque de troubles musculosquelettiques sont accrus.

Les enjeux de la prévention primaire sont centraux : éliminer le risque à la source ou le diminuer autant que possible est l’objectif premier.

Pour cela la mise en place d’un plan de reprise est nécessaire. l’ILQVT vous propose un modèle ci-dessous

La direction, les ressources humaines, le délégué santé sécurité au travail, le responsable RSE, le référent QVT, doivent mettre en place un PLAN DE REPRISE, intégrant une démarche d’évaluation des risques et des besoins, ainsi qu’une démarche de prévention des risques précités.

Pour ce qui est du risque de contamination, les modalités de contamination et de contact propres à chaque activité doivent être étudiées. Leur réévaluation et réadaptation constante doit être prévues pour tenir compte du changement des circonstances.

Les procédures et modes opératoires internes mais également en lien avec l’externe (clients, fournisseurs….) doivent être actualisés, validés, communiqués, expliqués et améliorés en continu. Cette démarche d’évaluation et de réponse aux risques doit être réalisée en collaboration avec la délégation et le service de santé au travail.

Le personnel doit être soutenu et formé à ces nouvelles procédures et modes opératoires. Leur niveau d’implication dans la mise en place de ces mesures et de leur amélioration continue sera le gage d’une mise en œuvre responsabilisante et réussie.

Le niveau de communication, de confiance et la qualité du dialogue interne seront gages d’une bonne remontée d’information sur les éventuelles suspicions de contact avec le virus au travail comme dans la sphère privée et de propositions d’amélioration pertinentes.

Pour les plus grandes entreprises, la création d’une cellule COVID-19 en interne est nécessaire et la nomination d’un référent COVID-19 est vivement recommandée. Comme pour le référent RSE ou le référent QVT, le référent COVID-19 doit reporter directement à la direction et doit être formé à sa mission.

Le plan de reprise COVID-19 doit intégrer les étapes de

  • construction/planification
  • mise en oeuvre (intégrant la communication et la formation du personnel)
  • Vérification de son efficience (faire les bonnes choses, bien, au risque et coût justes)
  • Suivi et ajustement continu

L’ILQVT recommande la mise en place d’un plan PLAN-DO-CHECK-ACT

1- PLAN – Phase de planification

Cette partie doit intégrer

  • l’analyse préalable des activités et processus de l’entreprise interne et en lien avec les externes (clients, fournisseurs, consultants….)
  • un plan prévisionnel de redémarrage des activités interrompues pendant le confinement et des activités maintenues mais avec une organisation spécifique à la période du confinement
  • Une évaluation des risques COVID-19 (cf. plus haut notre présentation des types de risques) pour l’ensemble des situations de travail qui permettra la mise en place des mesures appropriées à chacune).
  • Les principes de communication : objectifs des communications, messages, langues, destinataires, contenus, supports, suivi…)
  • La liste des ressources, moyens et compétences nécessaires, disponibles et le delta entre les ressources nécessaires et les ressources disponibles.
  • La situation en terme d’absentéisme (congé pour scolarité à la maison jusqu’au 25 mai), arrêts maladie de courte durée,
  • La situation et les besoins spécifiques pour le personnel fragilisé : personnes porteuses de handicap, reclassements internes, personnel en retour de long arrêt maladie, personnel en deuil….

2- DO – Phase de mise en oeuvre

  • Mise en oeuvre des différentes mesures matérielles et organisationnelles de prévention des risques tels que listés dans la phase précédente
  • Mise en oeuvre des mesures d’information, et formation du personnel
  • Mise en place de dispositifs de repérage des cas de contamination éventuelle et le mode de gestion précis le cas échéant

3- CHECK – Suivi

  • Evaluation des mesures mises en place en terme d’efficacité (est-ce que les mesures couvrent correctement le risque visé) et d’efficience (est-ce que ce sont les bonnes choses qui sont faites, est-ce qu’elles sont bien faites, au moindre risque et au moindre coût, est-ce qu’elles sont écologiques c’est à dire qu’elles ne détériorent pas d’autres éléments de l’écosystème de l’entreprise à court ou long terme).
  • Mise en place d’une veille sur les évolutions de gestion nationale de la pandémie, recommandations du gouvernement, des organes de médecine du travail, évolution de la législation…Abonnement aux newletters des services officiels
  • Amélioration continue des mesures prises, basée sur les remontées du terrain, l’observation des évolutions, des KPI, les recommandations annoncées par les autorités / la médecine du travail

4- ACT – Intégration et communication

  • Intégration des évolutions dans les procédures et modes opératoires COVID-19
  • Communication en interne sur le processus de reprise, de prévention des risques, les améliorations et sur les résultats
  • Partage avec les pairs pour les entreprises engagées dans la QVT, la RSE ou labellisées ESR (label de l’INDR – Institut National de Développement Durable) –  STRESS REVOLUTION (label de l’ILQVT – Institut luxembourgeois de Qualité de Vie au travail)
  • Nos équipes de consultants et formateurs en responsabilité sociale des entreprises (RSE) spécialisés en Qualité de Vie au Travail (QVT) vous soutiennent dans vos démarches dans les domaines suivants :
  • RSE – responsabilité sociale des entreprises – Pilier social
  • QVT – Qualité de Vie au Travail – Pilier prévention des risques psychosociaux (RPS) et des risques de troubles musculosquelletiques

y compris préparation à des labellisations dans ce domaine

Nous vous accompagnons au travers de missions de consulting, formation-action (directement transposables dans le quotidien de l’entreprise/du personnel), workshops-action (directement transposables dans le quotidien de l’entreprise/du personnel), séances d’activités physiques et de sophrologie adaptée à la santé au travail, accompagnements individualisés des personnels à risque ou fragilisés.

Nous intervenons à vos côtés avec une approche responsable (RSE), participative, durable en amélioration continue (PDCA)

  • PLAN DE REPRISE COVID-19 : création, mise en place, suivi ou l’amélioration de votre plan de Reprise COVID-19 post-confinement
  • DEMARCHE D’AMELIORATION DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL (QVT) / PREVENTION DES RPS/TMS : mise en place d’une démarche participative, durable et responsable dans le domaine de la Qualité de Vie au Travail, la prévention des Risques Psychosociaux, la prévention des Troubles Musculosquelettiques (TMS) : diagnostic, mise en place d’un groupe QVT, formation/coaching de votre référent RSE/QVT/Santé au travail, montée en compétence de l’ensemble du personnel, mise en place d’une démarche d’amélioration continue
 
  • WORKSHOPS -ACTION  DE PREVENTION ACTIVE / SANTE AU TRAVAIL – QVT : en réponse aux besoins identifiés, mise en place de formations actives, personnalisées, expérientielles et  directement transposables dans le quotidien professionnel. Organisés en visio-conférence ou en présentiel les workshops-action sont construits suivants le besoin de vos équipes et de votre organisation. Les thèmes choisis sont ceux qui sont essentiels à la santé de vos salariés dans le contexte actuel en prévention des RPS et TMS ex : (QVT -Qualité de Vie au Travail, télétravail, travail sur écran, sommeil et récupération, équilibre vie) privée/professionnelle, gestion du changement…)
  • SEANCES d’ENTRAINEMENT EN ACTIVITE PHYSIQUE ET SOPHROLOGIE ADAPTES POUR LA SANTE AU TRAVAIL
    • Thématiques spécial COVID-19 : prévention des pathologies et du risque d’absentéisme en lien avec
      • la sédentarité accrue durant le confinement,
      • au travail sur écran, au télétravail sur la durée
      • à la surcharge/sous-charge de travail
      • gestion du sommeil et de la récupération
      • gestion du stress
      • gestion des tensions internes et externes
    • thématiques classiques :
      • prévention des TMS – troubles musculosquelettiques,
      • prévention des RPS – risques psychosociaux (gestion du stress, communication assertive…)
  • ACCOMPAGNEMENT EN PREVENTION TERTIAIRE :  accompagnement pluridisciplinaire des personnes fragilisées : personne à risque de part son activité, personne en retour de longue maladie, personnel en reclassement interne/externe, personnes porteuses de handicap, personnes en deuil. Nos psychologues, coach professionnel, sophrologues, professeurs d’activité physique adaptée les accompagnent suivant les besoins